5. Zusammenarbeiten in Gruppen und Projekten

5.1. Das Dashboard

Haben Sie ein Projekt/eine Gruppe erstellt oder sind Mitglied, dann haben Sie Zugriff auf alle Daten, die innerhalb des Projektes/der Gruppe gespeichert sind. Der Startbildschirm Ihrer Gruppe/Ihres Projekts ist Ihr Schreibtisch. Dort sehen alle wichtigen Informationen sowie ihre Werkzeuge auf einen Blick. Um die Werkzeuge zu bedienen bzw. die dort abgelegten Informationen lesen zu können, bietet Ihnen der Schreibtisch zwei Möglichkeiten:

  • Quer über die Seite werden Ihnen in bunten Kacheln alle verfügbaren Werkzeuge angezeigt. Sie können als Administrator/in unter Einstellungen bestimmen, welche Werkzeuge sie aktivieren möchten, je nachdem was sie brauchen.

Zusätzlich dazu werden unter dieser Leiste nochmal in großen Feldern die aktuell wichtigsten Informationen innerhalb dieser Werkzeuge sehen – neue Dateien, Dokumente, Veranstaltungen etc.

  • Links oben befindet sich außerdem das Dropdown-Menü Dashboard, über das sie alle Werkzeuge, aber auch die Microsite und die Projekt- bzw. Gruppen-Einstellungen direkt ansteuern können.

5.2. Die Microsite einrichten

Öffentlichkeitsarbeit ist für die meisten Projekte ein sehr wichtiges Thema, sei es um Teilnehmende, Förderer oder sonstige Unterstützer zu finden. Wir haben dazu in der Projektwelt die sogenannte Microsite, die eine Homepage zu Ihrem Projekt/Ihrer Gruppe darstellt. Diese Homepage lässt sich über Internetsuchmaschinen finden, das heißt auch, sie kann von Menschen gesehen werden, die nicht in der Projektwelt registriert sind. Sie können mit dieser Seite also auch eine Menge anderer Leute erreichen. Sie ist wie eine Visitenkarte für Ihr Projekt/Ihre Gruppe.

Auf der Microsite können Sie folgendes anzeigen lassen:

  • eine Kurzbeschreibung des Projekts,
  • Fotos und Videos,
  • einen Twitterstream,
  • eine Flickr-Fotogalerie
  • Kontaktmöglichkeiten und den Sitz Ihrer Organisation,
  • eine Box, in der Sie zum Aktiv werden aufrufen, z.B. indem Sie Links zu einer Spendenplattform veröffentlichen oder für die Teilnahme in Ihrem Projekt werben,
  • Ihre Förderer inklusive Website und Logo.

Auf der Microsite sind schließlich auch die Anzahl der Mitglieder sichtbar und die aus der Gruppe/dem Projekt heraus öffentlich geposteten Neuigkeiten.

Sie können den Link zur Microsite über verschiedene Kanäle weiterverbreiten. Interessenten an einer Projektteilnahme können hier Informationen und aktuelle Neuigkeiten mitlesen.

Und wie geht es?

Wenn Sie sich auf dem Dashboard Ihres Projektes/Ihrer Gruppe befinden, klicken Sie auf das Dropdown-Menü links oben und gehen auf Microsite. Sie gelangen auf Ihre Microsite und sehen, wie sie derzeit aussieht.

Darüber ist ein oranges Feld mit einem Herz und dem Satz „Nicht zufrieden mit Ihrer Microsite?“ Klicken Sie auf „Ändere sie hier…“. Alternativ können Sie die Microsite auch bearbeiten, wenn Sie auf Einstellungen gehen und dann oben den Reiter Microsite anklicken.

Sie gelangen schließlich in das Menü, wo Sie die Microsite bearbeiten können.

 

5.3. Werkzeuge und Funktionen

Die Projektwelt bietet Ihnen wichtige Werkzeuge, die Sie für Ihre Projektarbeit einsetzen können. Um diese Werkzeuge zu nutzen, brauchen Sie eine eigene Gruppe/ein eigenes Projekt. Entweder Sie erstellen selbst eine Gruppe/ein Projekt oder Sie werden eingeladen einem bereits bestehendem Projekt/einer bestehenden Gruppe beizutreten.

 

5.3.1. Neuigkeiten posten

In Ihrer Gruppe/Ihrem Projekt ist ein Neuigkeiten-Feed eingebettet. Hier können Sie Neuigkeiten posten, die alle Mitglieder des Projekts/der Gruppe erreichen. Sie können die Sichtbarkeit Ihrer Neuigkeit so einstellen, dass entweder nur Sie diese Neuigkeit sehen können oder das gesamte Projekte/die gesamt Gruppe. Sie haben aber auch die Möglichkeit, aus Ihrer Gruppe/Ihrem Projekt heraus öffentlich zu posten. Dann erscheint ihre Nachricht auf Ihrer Microsite und im Newsfeed auf der Startseite der Projektwelt.

Um einen Post zu schreiben, gehen zu dem Dashboard Ihres Projektes/Ihrer Gruppe. Klicken Sie dort auf der linken Seiten in das Neuigkeiten-Feld mit der Schrift Was gibt es Neues oder auf den Bleistift-Icon. Ein Fenster geht auf, in dem Sie Ihren Post eintippen können. Mit einem Klick auf Posten wird er im Neuigkeiten-Feed veröffentlicht. Die Standart-Einstellung ist, dass die Neuigkeit für alle Projektmitglieder sichtbar ist.

Auf Wunsch können Sie Ihrem Post Anhänge hinzufügen, indem Sie vor dem Posten auf das Büroklammer-Icon klicken und die gewünschte Datei mit einem Klick auf Durchsuchen von der Festplatte hochladen.

Sie sehen weitere Icons. Sie können Personen, Orte, Tags und Themen anheften. Was hat das für einen Effekt? In der Projektwelt ist es möglich, sich einen Aktivitäten-Feed zu erstellen. Damit können Sie sich Beiträge gefiltert nach Personen, Orten, Tags und Themen anzeigen lassen. Somit würde Ihr Beitrag interessierten Menschen erscheinen, die sich einen Aktivitäten-Feed erstellen und sich beispielsweise für Ihren angehefteten Tag oder Ihr angeheftetes Thema interessieren.

Wichtig für Sie ist die Einstellung der Sichtbarkeit Ihres Posts. Es ist voreingestellt, dass der Post nur für die Mitglieder Ihrer Gruppe/Ihres Projekts sichtbar ist. Sie finden die Sichtbarkeitseinstellung über die kleine graue Weltkugel unterhalb des Textfeldes, in dem Sie posten möchten.
Wenn Sie aber den Beitrag auf der Startseite der Projektwelt veröffentlichen wollen, damit Ihn alle Projektwelt-Mitglieder und Besucher der Seite lesen können, dann klicken Sie auf die Weltkugel und stellen Sie die Sichtbarkeit auf Öffentlich – sichtbar ohne Anmeldung. Oder stellen Sie die Sichtbarkeit auf nur ich, um sich zum Beispiel selbst eine Notiz zu hinterlegen.

5.3.1.1. Integration von Facebook

Die Projektwelt bietet Ihnen die Möglichkeit, den Newsfeed Ihrer Gruppe/Ihres Projekts mit Ihrem Facebook-Account zu verbinden. So können Sie Posts parallel auf Projektwelt und auf Facebook veröffentlichen. Aber keine Sorge: Sie werden bei jedem Post noch einmal gefragt, ob Sie den Post tatsächlich auf Facebook mitveröffentlichen wollen.

Voraussetzung dafür, dass Sie gleichzeitig in der Projektwelt und auf Facebook posten können, ist, dass Sie sowohl Admin des Projekts/der Gruppe in der Projektwelt als auch Administrator der Facebook-Seite sind.

Und so geht es: Sie klicken auf das Facebook-Icon unter dem Neuigkeitenfeld auf der linken Seite Ihres Dashboards. Dann klicken Sie auf „Posten auf Facebook aktivieren“. Es erscheint ein Fenster, in dem Ihnen beschrieben wird, wie die Verbindung mit Facebook funktioniert. Klicken Sie auf Log in with Facebook, wenn Sie weitermachen wollen. Es öffnet sich weiteres Fenster, um die Verbindung mit Facebook einzurichten. Haben Sie den Vorgang abgeschlossen, können Sie nun Ihren Post aus der Projektwelt auch auf Facebook veröffentlichen. Zunächst auf Ihrem privaten Profil. Es erscheint aber nun unter dem Textfeld die Information, dass Sie Projektwelt auch mit einer Gruppenseite verbinden können, die Sie verwalten. Dazu klicken Sie auf den Link und geben die ID Ihrer Facebook-Gruppenseite oder Ihrer Facebook-Fan-Seite ein, die Sie mit Projektwelt verbinden können. Klicken Sie dann auf Sichern.

Die Verbindung mit Facebook können Sie selbstverständlich auch wieder trennen. Dazu gehen Sie in das Dropdown-Menü neben Ihrem Profilbild rechts oben, klicken auf Mein Profil, dann auf Profil bearbeiten. In der Menüleiste links sehen Sie nun das Facebook-Icon mit dem Schriftzug: Facebook trennen. Klicken Sie darauf und bestätigen Sie mit OK.

5.3.2. Veranstaltungen erstellen

Sie haben in Ihrem Projekt/Ihrer Gruppe die Möglichkeit, Veranstaltungen und Termine zu erstellen, um sie mit den Mitgliedern der Gruppe oder des Projekts zu teilen. Auf diese Weise kann niemand aus dem Projekt mehr einen Termin verpassen. Dazu klicken Sie auf den grünen Button Veranstaltungen, den Sie oben im Dashboard oder in der Dropdown-Leiste links oben finden.

Sie sehen alle eingetragenen Veranstaltungen im Kalender. Um eine neue Veranstaltung anzulegen, klicken Sie auf das Datum im Kalender, es öffnet sich dann ein Bearbeitungsfenster. Alternativ können Sie auch den Titel der Veranstaltung in das Textfeld unter dem Kalender eingeben und auf Erstellen klicken.

Wählen Sie Titel, Datum und Uhrzeit für die Veranstaltung aus. Sie können eine Beschreibung hinzufügen. Außerdem können Sie ein Bild für die Veranstaltung hochladen und Dateien zur Veranstaltung anhängen.

Zudem haben Sie die Möglichkeit, Personen, Orte, Tags und Themen zu markieren.

Beachten Sie die Sichtbarkeitseinstellungen: Es ist voreingestellt, dass Sie nur in der Gruppe/dem Projekt posten. Wenn Sie öffentlich posten wollen, können Sie dies einstellen. Dies tun Sie mit einem Klick in die Weltkugel.

Alle Mitglieder Ihrer Gruppe/Ihres Projekts haben die Möglichkeit, Ihre Teilnahme zu bestätigen.

Auf der Seite Veranstaltungen finden Sie links weitere Kategorien. Mit einem Klick auf den Button Liste können Sie sich alle kommenden Veranstaltungen anzeigen lassen, die in Ihrer Gruppe/Ihrem Projekt eingetragen wurden.

Unter Vergangene Veranstaltungen können Sie sich ansehen, welche Veranstaltungen im Rahmen Ihrer Gruppe/Ihres Projekts in der Vergangenheit stattgefunden haben.

Unter Veranstaltungen gibt es außerdem die Möglichkeit, ähnlich wie bei Doodle, unter verschiedenen Terminvorschlägen abstimmen zu lassen und um innerhalb des Projektes/der Gruppe einen Termin, z.B. für ein gemeinsames Treffen, finden zu können. Dafür geben Sie in das Textfeld einen Titel für den Terminvorschlag ein und klicken auf Erstellen. Dann wählen Sie verschiedene Termine mit Uhrzeit aus. Bei Bedarf können Sie noch eine Beschreibung oder einen Link zu einer externen Webseite der Veranstaltung eingeben.

Wenn alle Beteiligten abgestimmt haben, können Sie aus der Terminabstimmung direkt und einfach per Mausklick auf den Button über dem beliebtesten Terminvorschlag eine Veranstaltung erstellen. Die Veranstaltung wird in der Liste von Veranstaltungen und im Kalender angezeigt. Unter Abgeschlossene Terminvorschläge können Sie die Abstimmung nachträglich einsehen.

5.3.3. Aufgaben zuweisen

Innerhalb von Projekten/Gruppen ist es sinnvoll, sich über die anfallenden Aufgaben zu verständigen. Allen Mitgliedern sollte im besten Fall immer klar sein, wer wofür verantwortlich bzw. zuständig ist. In der Projektwelt können Sie genau diese Aufgabenverteilung abbilden. Unter der orange hinterlegten Funktion Aufgaben, die Sie auch über Ihr Dashboard finden, können Sie die Aufgaben transparent auflisten und Mitgliedern zuweisen.

Erstellen Sie dazu zunächst eine neue Aufgabenliste indem Sie einen geeigneten Namen rechts neben das graue Feld mit dem + eingeben. Anschließend klicken Sie auf Erstellen.

Dann können Sie eine Aufgabe erstellen. Dazu geben Sie in das Eingabefeld den Titel der Aufgabe ein und klicken auf Erstellen. Wählen Sie zum Beispiel auch ein Fälligkeitsdatum, um Fristen und Deadlines besser im Blick haben zu können.

Geben Sie eine Beschreibung der Aufgabe ein, um sie genauer zu definieren.

Weisen Sie anschließend die Aufgabe einem Mitglied Ihrer Gruppe oder Ihres Projekts zu.

Zudem haben Sie die Möglichkeit, Personen, Orte, Tags und Themen zu markieren.

Beachten Sie die Sichtbarkeitseinstellungen: Es ist voreingestellt, dass Sie nur in der Gruppe/dem Projekt posten. Wenn Sie öffentlich posten wollen, können Sie dies einstellen mit einem Klick auf kleine graue Weltkugel einstellen.

Klicken Sie auf Sichern. Das Mitglied, dem die Aufgabe zugewiesen wurde, bekommt nun eine Benachrichtigung, sofern er oder sie diese Benachrichtigung nicht deaktiviert hat.

5.3.4. Dokumente erstellen

Vor allem wenn mehrere Personen von unterschiedlichen Orten aus an einem Dokument arbeiten wollen, erfordert es mehr als nur ein Word-Programm auf dem eigenen PC. Für das gemeinschaftliche Arbeiten an Dokumenten hält die Projektwelt eine sehr nützliche Funktion parat. Sie können auf dem Portal Text- und Tabellendokumente erstellen, an denen zeitgleich mehrere Personen arbeiten können.

Insbesondere für Brainstorming, für das gemeinsame Sammeln und Weiterentwickeln von Ideen oder für das gemeinschaftliche Erstellen von kurzen Text- und Tabellendokumenten ist diese Funktion sehr nützlich.

Gehen Sie dafür in Ihr Dashboard und klicken auf den roten Button Dokumente. Sie können anschließend zwischen Dokumenten und Tabellen unterscheiden, die wir in den beiden folgenden Kapiteln näher erläutern.

 

5.3.4.1. Gemeinsam Textdokumente erstellen

Um ein gemeinsames Textdokument, ein sogenanntes Etherpad, zu erstellen, geben Sie einen Titel ein und klicken auf Dokument erstellen.

Sie und alle anderen Mitglieder Ihrer Gruppe/Ihres Projekts können nun in diesem Dokument lesen und schreiben. Entweder gleichzeitig oder wann immer sie es wollen.

Um Änderungen zu kennzeichnen, hat jedes Mitglied eine eigene Hintergrundfarbe. Diese können Sie selbst einstellen, in dem Sie auf den Icon rechts oben klicken. Dort können Sie Ihren Namen eingeben und Ihre Hintergrundfarbe auf der Farbpalette wählen.

Nimmt ein Mitglied eine Änderung vor, können Sie in der Farblegende sehen, von wem sie stammt.

Das Dokument bietet Ihnen die Möglichkeit, die Texte zu formatieren. Neben den bekannten Formatierungen, wie fett, kursiv, unterstrichen,  können Sie auch Textzeilen durchstreichen oder Auflistungen und Einzüge einstellen.

Sie können Aktionen wieder rückgängig machen oder wiederholen.

Irritieren Sie die Hintergrundfarben, können Sie diese auch ausblenden. Dazu klicken Sie oberhalb des Dokuments auf das durchgestrichene Auge. Für bereits vorhandenen Text kann die Farbmarkierung nach Löschung allerdings nicht wieder angezeigt werden.

Wenn Sie ihr Dokument in ein anderes Format überführen und auf der Festplatte speichern möchten, klicken Sie auf den Button mit den beiden nach links und rechts zeigenden Pfeilen. Es werden Ihnen verschiedene Export-Möglichkeiten angezeigt.

Das Besondere an diesem Dokument ist, dass Änderungen automatisch gespeichert werden. Das bedeutet, jede Eingabe ist sofort gespeichert und sie können auch jeden vorherigen Zustand rekonstruieren. Dazu gehen Sie in die Chronik – das Symbol mit der Uhr. Dort können Sie anhand der Timeline zu einer früheren Variante des Dokuments zurückscrollen. Dann können Sie das Dokument exportieren.

Somit brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen, dass andere Ihr Dokument verändern – Sie können sich jederzeit die vorherigen Varianten ansehen.

Mit dem Stern-Button können Sie eine derzeitige Variante speichern. Sie wird dann in der Chronik markiert und kann leichter wiedergefunden und exportiert werden.

Mit dem Button können Sie die Ansicht Ihres Pads einstellen. Sie können innerhalb des Pads chatten und so über den Arbeitsprozess diskutieren. Das Chatfenster können Sie klein oder groß am rechten Bildrand einstellen.

Um im Vollbild-Modus zu arbeiten, klicken Sie auf den Vollbild-Button in der Titelleiste. Um aus dem Vollbild wieder in den normalen Bildschirm zu gelangen, klicken Sie auf den Vollbild-Button links unten.

5.3.4.2. Zusammen an Tabellendokumenten arbeiten 

Neben Textdokumenten können in der Projektwelt auch Tabellendokumente erstellt werden, in denen Sie gemeinsam mit anderen arbeiten können. Zum Beispiel um zusammen eine Kostenaufstellung anzulegen. Die Tabelle bietet dafür verschiedene Rechenfunktionen und Möglichkeiten zur Formatierung.

Um ein Tabellendokument zu erstellen, geben Sie unter Dokumente in das weiß hinterlegt Feld einen Titel für das Tabellendokument ein und klicken dann auf Tabelle erstellen.

Wie bei anderen Tabellenbearbeitungsprogrammen haben Sie hier auch ein Feld oberhalb der Tabelle, in das Sie den Inhalt bestimmter Zellen eingeben können. Sie können mit den Buttons daneben Rechenfunktionen nutzen, ein mehrzeiliges Eingabefeld öffnen, einen Hyperlink hinzufügen oder eine Summenformel einfügen.

Das Eingabefeld:

ÜBRIGENS:

Wenn Sie auf den Punkt rechts unten in einer Zelle klicken, taucht ein kleines Feld auf, in dem Sie die Zelle schnell und einfach per Drag and Drop verschieben oder einen Fülleffekt nutzen können.

Oberhalb der Tabelle stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung, mit denen Sie die Zelleninhalte formatieren oder auch die Tabelleneigenschaften verändern können:

  Aktionen rückgängig machen und wiederholen;

 Markierte Zellen der Tabelle kopieren, ausschneiden und einfügen;

  Zelleninhalte löschen;

 Zellen sichern und wieder entsichern. Wenn eine Zelle gesichert ist, kann sie nicht mehr bearbeitet werden. Diese Funktion ist nützlich, da alle Mitglieder Ihrer Gruppe/Ihres Projekts Änderungen an der Tabelle durchführen können. Ist die Zelle gesichert, können keine Änderungen passieren;

 Mit diesen Zeichen können Sie den Auffüllmodus nutzen. Das heißt, Sie können den Inhalt einer markierten Zelle auf andere Zellen horizontal oder vertikal übertragen: Markieren Sie den Zelleninhalt und den Zellenbereich, der aufgefüllt werden soll und klicken Sie auf nach unten auffüllen oder auf nach rechts auffüllen;

 Zelleninhalte verschieben: Mit dem linken Button markieren Sie die zu verschiebende Zelle. Dann klicken Sie auf das Feld, wohin die Zelle verschoben werden soll und fügen sie mit Klick auf eines der rechten Buttons ein;

 Mit den Formatierungsmöglichkeiten rechtsbündig/zentriert/linksbündig bestimmen Sie die Bündigkeit des Zelleninhalts;

 Rahmen einfügen und Rahmen entfernen;

 Farbumkehrung von Schrift und Hintergrund durchführen;

 Zellen verbinden und die Aktion wieder rückgängig machen;

Neue Zeilen und Spalten einfügen und löschen;

 Zeilen und Spalten verbergen.

Sie finden über dem Texteingabefeld eine Leiste mit weiteren Funktionen, von denen wir uns zwei genauer anschauen werden, weil diese unseres Erachtens für die Projektarbeit im Austausch am wichtigsten sind:

Editieren: Ihr Standartbildschirm, in dem Sie Ihre Tabelle bearbeiten können. Hier finden Sie alle Funktionen, die wir weiter oben angesprochen haben.

Formatierung: Hier können Sie weitere, sehr detaillierte Formatierungseinstellungen für die ganze Tabelle oder auch für einzelne Zellen vornehmen. Hier können Sie zum Beispiel die Anzeige von Zahlen oder auch die Schriftart bestimmen.

Um eine einzelne Zelle zu formatieren, klicken Sie im Editieren-Modus auf eine einzelne Zelle und stellen Sie anschließend unter Formatierung die gewünschten Änderungen ein. Klicken Sie dann oben auf Speichern.

Last but not least: Sie können das Dokument nach einer bestimmten Zahl oder einem bestimmten Begriff durchsuchen, indem Sie das Sucheingabefeld rechts oben nutzen.

5.3.5. Dateien hochladen

Projektwelt – Мир Проектов bietet innerhalb von Gruppen und Projekten die Möglichkeit, Dateien hochzuladen. So können Sie zum Beispiel arbeitsrelevante Dokumente hochladen und mit Ihren Kolleginnen und Kollegen teilen. Oder Jugendliche können Berichte und Fotos von Ihrer letzten Jugendreise in ihrem Projekt sammeln und teilen.

Wie es geht? Klicken Sie auf dem Dashboard oder im Dropdown-Menü links oben auf den türkisfarbenen Button Dateien.

Nun haben Sie zwei Möglichkeiten, die Datei hochzuladen: entweder Sie klicken auf Durchsuchen, wählen das Dokument von Ihrer Festplatte aus und öffnen es. Oder Sie ziehen das Dokument per Drag and Drop in das weiße Feld, in dem Dateien vom Computer hier herziehen… geschrieben steht.

Die Datei wird Ihnen nun angezeigt. Links steht der Titel der Datei, rechts der Mitgliedsname der Person, die sie hochgeladen hat.

 Jedes Mitglied Ihrer Gruppe/Ihres Projekts kann die Datei mit Klick auf diesen Button herunterladen.

 Dateien können sortiert und übersichtlich angeordnet werden. Dazu erstellen Sie einen Ordner, in dem Sie in das Eingabefeld mit der Beschriftung Neuer Ordnername einen Titel eingeben. Dann können Sie Dateien in den Ordner verschieben. Klicken Sie dazu auf den Button mit den vier Pfeilen, die in unterschiedliche Richtungen weisen.

 Mit einem Klick auf den Button mit dem Pfeil können Sie sich eine Vorschau der Datei anzeigen lassen. Unten sind drei Buttons erschienen: Offensiven Inhalt melden, Bearbeiten und Löschen. Wie Sie gegebenenfalls offensive Inhalte melden können, finden Sie unter Punkt 7 dieses Handbuches. Im Bearbeitungsmodus können Sie den Titel ändern, eine Dateibeschreibung hinzufügen und Personen, Orte, Tags und Themen markieren. Außerdem können Sie hier die Sichtbarkeit einstellen. Soll die Datei nur für Sie sichtbar sein, nur für Projekt-/Gruppenmitglieder oder für alle registrierten Mitglieder der Projektwelt?